Datenschutzinformationen für Vereinsmitglieder

Im Rahmen unserer Vereinstätigkeit verarbeitet der Dortmunder Schrebergartenverein 1906 e. V. personenbezogene Daten der Mitglieder im Verein, also auch von Ihnen. Diese werden vom Verein vertraulich behandelt und nach den geltenden Gesetzen – insbesondere der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG-neu) – verarbeitet.

Mit unseren Datenschutzbestimmungen will der Verein Sie informieren, welche personenbezogenen Daten von Ihnen erhoben, zu welchen Zwecken und auf welcher Rechtsgrundlage diese verwendet und gegebenenfalls wem sie offengelegt werden. Darüber hinaus wird der Verein Ihnen erklären, welche Rechte Ihnen zur Wahrung und Durchsetzung Ihres Datenschutzes zustehen.

Unsere Datenschutzbestimmungen enthalten Fachbegriffe, die in der DSGVO und dem BDSG-neu stehen. Zu Ihrem besseren Verständnis will der Verein diese Begriffe in einfachen Worten vorab erklären:

„Personenbezogene Daten“ sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare Person beziehen (Art. 4 Nr. 1 DSGVO). Angaben einer identifizierten Person können z. B. der Name oder die E-Mail-Adresse sein. Personenbezogen sind aber auch Daten, bei denen die Identität nicht unmittelbar ersichtlich ist, sich aber ermitteln lässt, indem man eigene oder fremde Informationen kombiniert und so erfährt, um wen es sich handelt. Eine Person wird z. B. über die Angabe ihrer Anschrift oder Bankverbindung, ihres Geburtsdatums oder Benutzernamens, ihrer IP-Adressen und/oder Standortdaten identifizierbar. Relevant sind hier alle Informationen, die in irgendeiner Weise einen Rückschluss auf eine Person zulassen.

Unter einer „Verarbeitung“ versteht Art. 4 Nr. 2 DSGVO jeden Vorgang im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten. Dies betrifft insbesondere das Erheben, das Erfassen, die Organisation, das Ordnen, die Speicherung, die Anpassung oder Veränderung, das Auslesen, das Abfragen, die Verwendung, die Offenlegung, Übermittlung, Verbreitung oder eine andere Form der Bereitstellung, den Abgleich oder die Verknüpfung, die Einschränkung, das Löschen oder die Vernichtung von personenbezogenen Daten.

Ulrich Winden (Vorstandsvorsitzender)
Tewaagstraße 13
44141 Dortmund

Telefon (Vereinshaus): 0231 411241
Mobil (Vorsitzender): 0177 1677991
E-Mail: vorstand@schrebergarten06.de

Im Rahmen unserer Vereinstätigkeit verarbeitet der Verein die nachfolgend unter Ziffern 5 bis 9 im Einzelnen aufgeführten personenbezogenen Daten von Ihnen. Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich zu den dort jeweils genannten Zwecken und ist durch die jeweils angegebene Rechtsgrundlage gedeckt. Diese Daten werden direkt erhoben. Eine solche Direkterhebung liegt vor, wenn die personenbezogenen Daten mit Ihrer Kenntnis und Mitwirkung durch den Verein erhoben werden. Im Hinblick auf die unter Ziffern 5 bis 9 beschriebene Verarbeitung findet eine Datenübermittlung an Drittstaaten nicht statt und ist auch nicht geplant.

1.1 Beschreibung der Verarbeitung: Mit dem Aufnahmeantrag in den Verein erheben wir die folgenden personenbezogene Daten für Mitglieder: Name, Vorname, Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Wohnort, Geburtsdatum, Familienstand und (soweit bekanntgegeben) Geburtsort, Nationalität, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Beruf, Name und Geburtsdatum der minderjährigen Kinder, ehemalige Mitgliedschaft in anderen Gartenvereinen, Eintrittsdatum sowie (nur bei Bedarf) Bankverbindung. Diese Daten verwenden wir zur Erbringung der Leistungen der Mitgliedschaft in unserem Verein sowie zur Kommunikation zwischen Ihnen und dem Verein.

1.2 Zweck: Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich zu folgendem Zweck: Erbringung und Verwaltung der Mitgliedschaft im Verein.

1.3 Rechtsgrundlage: Die Verarbeitung beruht auf folgender Rechtsgrundlage: Vertragserfüllung oder -anbahnung (Art. 6 Abs. 1 b DSGVO) sowie gemäß Satzung des Vereins. Die Bereitstellung der Daten ist für den Vertragsabschluss erforderlich. Ohne Angabe Ihrer personenbezogenen Daten können Sie kein Mitglied im Verein werden oder sein.

1.4 Empfänger: Die personenbezogenen Daten werden zum oben genannten Zweck lediglich vereinsintern verarbeitet.

1.5 Speicherdauer: Personenbezogene Daten werden für den in Ziffer 15.2 genannten Zweck für die Dauer der Mitgliedschaft vom Verein verarbeitet. Nach Beendigung der Mitgliedschaft werden Ihre personenbezogenen Daten durch den Verein in der Vereinschronik und der Gartenakte archiviert. Im Falle des Widerrufs der Einwilligung werden die Daten unverzüglich gelöscht, sofern nicht gesetzliche Aufbewahrungsfristen einer Löschung entgegenstehen.

2.1. Beschreibung der Verarbeitung: Wenn Sie als Vereinsmitglied einen Pachtvertrag über eine Kleingartenparzelle abschließen, verarbeiten wir die folgenden personenbezogenen Daten von Ihnen: Name, Vorname, Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Wohnort, ggf. Bankverbindung sowie Gartennummer, Daten zur Laubenversicherung, Wasserverbrauch, Zählernummer der Wasseruhr, Gültigkeit der Eichung der Wasseruhr, Anfang- und Endstand der Wasseruhr, Lage der Wasseruhr, Stromverbrauch, Zählernummer des Elektrozählers, Gültigkeit der Eichung des Elektrozählers, Anfang- und Endstand des Elektrozählers, Zuordnung zum Verteilerkasten, Parzellengröße, Laubengröße, Laubentyp, ggf. Funktion im Verein mit Amtszeit sowie eine Liste der Gemeinschaftsstunden und (soweit bekanntgegeben) E-Mail.

2.2 Zweck: Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich zum Abschluss des Pachtvertrages und zur Erbringung und Abwicklung der vertraglich geschuldeten Leistungen.

2.3 Rechtsgrundlage: Die Verarbeitung beruht auf folgender Rechtsgrundlage: Vertragsabschluss und –erfüllung (Art. 6 Abs. 1 b DSGVO). Ohne Angabe Ihrer personenbezogenen Daten können Sie keinen Pachtvertrag mit uns abschließen und wir die vertraglichen Leistungen nicht erbringen.

2.4 Empfänger: Die personenbezogenen Daten werden zum o. g. Zweck lediglich vereinsintern verarbeitet.

2.5 Speicherdauer: Personenbezogene Daten werden für den in Ziffer 2.2 genannten Zweck für die Dauer des Pachtvertrages von uns verarbeitet. Nach Beendigung der Mitgliedschaft werden Ihre personenbezogenen Daten durch den Verein in der Vereinschronik und der Gartenakte archiviert. Im Falle des Widerrufs der Einwilligung werden die Daten unverzüglich gelöscht, sofern nicht gesetzliche Aufbewahrungsfristen einer Löschung entgegenstehen.

3.1 Beschreibung der Verarbeitung: Zu der Mitgliedschaft im Verein gehört gemäß §3 Abs. 1 c der Vereinssatzung die Möglichkeit der Teilnahme an Seminaren des Landesverbandes. Mit der Anmeldung zu einem Seminar des Landesverbandes erheben wir personenbezogene Daten der Teilnehmer (Name, Vorname, Straße, Hausnummer, Wohnort, soweit bekannt gegeben Geburtsdatum, Telefon, E-Mail-Adresse, zur Kommunikation zwischen Ihnen und dem Landesverband, die wir zur Erbringung der Leistung „Seminarwesen“ verwenden.

3.2 Zweck: Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich zu folgendem Zweck: Organisation, Durchführung und Verwaltung von Seminaren im Landesverband.

3.3 Rechtsgrundlage: Die Verarbeitung beruht auf folgender Rechtsgrundlage: Vertragserfüllung oder –anbahnung (Art. 6 Abs. 1 b DSGVO). Die Bereitstellung der Daten ist für den Vertragsabschluss erforderlich. Ohne Angabe Ihrer personenbezogenen Daten kann eine Teilnahme an den Seminaren nicht erfolgen.

3.4 Empfänger: Die personenbezogenen Daten werden zum o. g. Zweck vereinsintern verarbeitet sowie an den Stadtverband Dortmunder Gartenvereine e.V., Akazienstraße 11, 44143 Dortmund, Tel. 0231 700126-0, an den Landesverband Westfalen und Lippe der Kleingärtner e.V., Breiter Weg 23, 44532 Lünen, Tel. 02306 94294-0, und an das Land Nordrhein-Westfalen, Horionplatz 1, 40213 Düsseldorf, Tel. 0211 837-01, weitergeleitet.

3.5 Speicherdauer: Personenbezogene Daten werden für den in Ziffer 3.2 genannten Zweck für die Dauer der Mitgliedschaft verarbeitet. Nach Beendigung der Mitgliedschaft, Tod oder Austritt aus dem Verein werden Ihre personenbezogenen Daten durch den Verein/Verband nach spätestens 2 Jahren gelöscht. Sofern gesetzliche Aufbewahrungsfristen einer Löschung entgegenstehen, erfolgt eine Löschung unverzüglich nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist.

4.1 Beschreibung der Verarbeitung: Zu Ihrer Mitgliedschaft in unserem Verein gehört gem. § 5 Abs. 5 c und 5 e der Vereinssatzung auch die Möglichkeit, dass Sie den bestehenden Gruppenrahmenverträgen mit dem Kleingartenversicherungsdienst (KVD) beitreten.

Sobald ein Pachtvertrag über eine Gartenparzelle zustande kommt und ein Beitritt zum Gruppenrahmenvertrag des KVD gewünscht oder verpflichtend ist, wird der Verein deshalb die gewünschte Versicherungssumme, Ihren Versicherungsbeitrag, Ihren Namen, Ihre Anschrift und Ihre Gartennummer an den Stadtverband Dortmunder Gartenvereine e. V., und dieser wiederum an den KVD übermitteln, damit Sie in bestehende Gruppenversicherungen aufgenommen werden können.

4.2 Zweck: Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich zu folgendem Zweck: Übermittlung Ihrer Daten über den Landesverband an den KVD zur Einbeziehung in die Gruppenversicherungsverträge.

4.3 Rechtsgrundlage: Die Verarbeitung ist zur Erfüllung eines Teils der mit der Mitgliedschaft im Verein verbundenen (freiwilligen) Leistungen erforderlich (Art. 6 Abs. 1 b DSGVO).

4.4 Empfänger: KVD Kleingartenversicherungsdienst GmbH, Kaiser-Wilhelm-Ring 12, 50672 Köln, Telefon 0221 913812-0, Telefax 0221 913812-13, über den Stadtverband Dortmunder Gartenvereine e.V., Akazienstraße 11, 44143 Dortmund, Tel. 0231 700126-0.

4.5 Speicherdauer: Ihre personenbezogenen Daten werden für den in Ziffer 4.2 genannten Zweck für die Dauer der Mitgliedschaft im Verein verarbeitet. Nach Beendigung der Mitgliedschaft werden Ihre personenbezogenen Daten durch den Verein nach spätestens 2 Jahren gelöscht. Sofern gesetzliche Aufbewahrungsfristen einer Löschung entgegenstehen, erfolgt eine Löschung unverzüglich nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist.

Im Hinblick auf die oben beschriebene Datenverarbeitung durch unseren Verein stehen Ihnen die folgenden Betroffenenrechte zu:

Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO):
Sie haben das Recht, von uns eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob wir Sie betreffende personenbezogene Daten verarbeiten. Ist dies der Fall, so haben Sie unter den in Art. 15 DSGVO genannten Voraussetzungen ein Recht auf Auskunft über diese personenbezogenen Daten und auf die in Art. 15 DSGVO im einzelnen aufgeführten Informationen.

Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO):
Sie haben das Recht, von uns unverzüglich die Berichtigung Sie betreffender unrichtiger personenbezogener Daten und ggf. die Vervollständigung unvollständiger personenbezogener Daten zu verlangen.

Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO):
Sie haben das Recht, von uns zu verlangen, dass Sie betreffende personenbezogene Daten unverzüglich gelöscht werden, sofern einer der in Art. 17 DSGVO im einzelnen aufgeführten Gründe zutrifft, z. B. wenn Ihre Daten für die von uns verfolgten Zwecke nicht mehr benötigt werden.

Recht auf Einschränkung der Datenverarbeitung (Art. 18 DSGVO):
Sie haben das Recht, von uns die Einschränkung der Verarbeitung zu verlangen, wenn eine der in Art. 18 DSGVO aufgeführten Voraussetzungen gegeben ist, z. B. wenn Sie die Richtigkeit Ihrer personenbezogenen Daten bestreiten, wird die Datenverarbeitung für die Dauer eingeschränkt, die uns die Überprüfung der Richtigkeit Ihrer Daten ermöglicht.

Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO):
Sie haben das Recht, unter den in Art. 20 DSGVO aufgeführten Voraussetzungen, die Herausgabe der Sie betreffenden Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu verlangen.

Recht auf Widerruf von Einwilligungen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO):
Sie haben das Recht, bei einer Verarbeitung, die auf einer Einwilligung beruht, Ihre Einwilligung jederzeit zu widerrufen. Der Widerruf gilt ab dem Zeitpunkt seiner Geltendmachung. Er wirkt für die Zukunft. Die Verarbeitung wird durch den Widerruf der Einwilligung also nicht rückwirkend rechtswidrig.

Recht auf Beschwerde (Art. 77 DSGVO):
Wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt, haben Sie das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde. Sie können dieses Recht bei einer Aufsichtsbehörde in dem EU-Mitgliedstaat ihres Aufenthaltsorts, ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes geltend machen. In Nordrhein-Westfalen ist die zuständige Aufsichtsbehörde:

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen
Kavalleriestr. 2-4
40213 Düsseldorf
Telefon: 0211 38424-0
E-Mail: poststelle@ldi.nrw.de

Verbot automatisierter Entscheidungen / Profiling (Art. 22 DSGVO):
Entscheidungen, die für Sie rechtliche Folgen nach sich ziehen oder Sie erheblich beeinträchtigen, dürfen nicht ausschließlich auf eine automatisierte Verarbeitung personenbezogener Daten – einschließlich eines Profilings – gestützt werden. Wir teilen Ihnen mit, dass im Hinblick auf Ihre personenbezogenen Daten keine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling eingesetzt wird.

Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO):
Wenn wir personenbezogene Daten von Ihnen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 f DSGVO (zur Wahrung überwiegender berechtigten Interessen) verarbeiten, haben Sie das Recht, unter den in Art. 21 DSGVO aufgeführten Voraussetzungen dagegen Widerspruch einzulegen. Dies gilt jedoch nur, soweit Gründe vorliegen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben. Nach einem Widerspruch verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen. Wir müssen die Verarbeitung ebenfalls nicht einstellen, wenn sie der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen dient. In jedem Fall – auch unabhängig von einer besonderen Situation – haben Sie das Recht, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten für Direktwerbung einzulegen.